○公立大学法人山陽小野田市立山口東京理科大学における旧姓使用に関する取扱要領
平成28年4月1日
要領第2号
(趣旨)
第1条 この要領は、公立大学法人山陽小野田市立山口東京理科大学と雇用関係のある職員(以下「職員」という。)が婚姻等により戸籍上の氏を改めた後も、引き続き当該婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用する際の取扱いに関し必要な事項について定めるものとする。
(旧姓を使用できる文書等)
第2条 次の各号に規定する文書等全てに係る職員の氏名について当該職員から旧姓使用の申出があった場合は、当該旧姓を用いることができる。
(1) 名簿、内線番号帳及び座席表等の氏名を列記する文書
(2) 辞令その他の発令に関する文書
(3) 職員証
(4) 出勤簿
(5) 休暇願その他の服務に関する届出等の文書
(6) 諸手当に関する届出等の文書
(7) その他職員が希望する文書等で、理事長又は学長が適当であると認めたもの
2 旧姓使用の申出をした場合は、前項に規定する文書等への表記等は、以後、原則として旧姓のみを使用する。
3 前項の規定にかかわらず、文書等の性質上、戸籍上の氏と旧姓を併記することが必要な文書等及び事務処理上併記することが効率的である文書等については、併記するものとする。
(旧姓を使用できない文書)
第3条 国の制度等の定めなど、戸籍上の氏名を使用することとされている次の各号に規定する文書については、旧姓を使用することはできない。
(1) 税金関係文書(源泉徴収票、扶養控除申告書、保険料控除申告書、配偶者特別控除申告書等)
(2) 共済事業関係文書(組合員証、被扶養者申告書、各種給付金請求書、各種福祉事業申込書、各種年金請求書等)
(3) 保険関係文書(雇用保険、生命保険等)
(4) 個人名義の銀行口座への振込に必要な文書
(5) その他法令等の規定により戸籍上の氏名を必要とする文書
2 前項に規定するもののほか、旧姓使用が困難であると理事長又は学長が認めるものについては、戸籍上の氏名を使用するものとする。
(手続)
第4条 旧姓使用を希望する職員は、「旧姓使用届」(様式第1号)を人事課に提出するものとする。
2 旧姓を使用している職員で、旧姓の使用を中止したい者は、「旧姓使用中止届」(様式第2号)を人事課に提出するものとする。
3 第1項の場合において、旧姓使用を希望する職員から申出があったときは、旧姓使用について学内への周知は行わない。
附則
(施行期日)
この要領は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和4年4月1日要領第1号)
この要領は、令和4年4月1日から施行する。
