○公立大学法人山陽小野田市立山口東京理科大学文書の保存及び廃棄に関する規程
平成28年4月1日
規程第37号
(趣旨)
第1条 この規程は、公立大学法人山陽小野田市立山口東京理科大学文書取扱規程(平成28年規程第36号)第23条に規定する文書の保存及び廃棄に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「保存文書」とは、その内容の処理が完結した後、永久又は一定期間保存を必要とする原則として全ての文書をいう。
(保存部署)
第3条 文書の保存は、文書を主管する課において行う。
2 保存部署は、文書を整理し、保存及び廃棄について、その状況を明確にしておかなければならない。
(保存年限)
第4条 文書の保存年限の種類は、原則として次の4種とする。ただし、法律その他別の定めがあるときは、この限りでない。
(1) 永久
(2) 10年
(3) 5年
(4) 1年
(保存年限の基準)
第5条 保存年限の一般的基準は、保存年限の一般的基準表(別表第1。以下「保存年限表」という。)のとおりとする。
2 保存年限表に記載のない文書の保存年限については、保存部署の長が、保存年限表に記載されている類似の文書を基準として、総務課長と協議の上、これを決定する。
3 保存部署の長は、保存年限表を基に保存文書の基準を定めなければならない。
4 保存部署の長は、保存文書の基準を定めたとき及び改定したときは、遅滞なく総務課長に届け出なければならない。
(保存年限の起算)
第6条 保存年限の起算日は、原則として、文書内容の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。
2 次の各号のいずれかに該当するときは、文書内容の処理が完結したものとする。
(1) 一般の文書については、その内容事項を処理したとき。
(2) 学籍関係の書類は、その学籍を喪失したとき。
(3) 答案及び採点表は、成績評価の転記を完了したとき。
(4) 原議書は、決裁手続を完了したとき。ただし、内容事項に保存文書がある場合は、その文書の内容の処理が完結したとき。
(5) 履歴書その他の人事記録は、退職したとき。
(6) 統計及び資料は、作成したとき。
(7) 刊行物は、発行したとき。
(8) 帳簿及び帳票は、閉鎖し、又は整理が完了したとき。
(9) 特定期間効力がある文書(覚書、協定書等)は、その期間が満了し、又は完了したとき。
(10) 不特定の期間効力がある文書(規約、許可証、認可証等)は、更新又は廃止によって失効したとき。
(11) 各種契約に関する文書は、契約内容の処理が完了し、債権又は債務が消滅したとき。
(12) 権利証は、権利が消滅したとき。
(13) 図面は、改定、処分等により不用となったとき。
3 多年度にわたり同一内容の文書を合冊した文書の保存年限については、合冊した文書中の最後の完結文書を基準として起算する。
(保存文書の整理)
第7条 保存部署は、保存文書を保存年限の起算日から毎年9月末日までに整理し、原則として保存文書の表紙及び背表紙に文書記号、文書名、保存年限、保存の始期及び終期、秘密文書の区分等その他の必要事項を記載するものとする。
2 保存部署は、保存文書について、保存文書目録(様式第1号。以下「目録」という。)を作成し、保管しなければならない。ただし、1年保存の文書については、この限りでない。
3 目録は、保存文書の検索、廃棄時の照合その他の保存文書の管理を明瞭にしておくため、保存文書と保存年限表を照合の上、保存年限別に作成しなければならない。
4 目録は、廃棄年月日の記入欄を設け、廃棄目録を兼ねるものとする。
5 永久保存文書については、目録を2部作成し、1部は保存部署において保管し、1部は毎年9月末日までに総務課長に届け出なければならない。
(保存)
第8条 保存文書は、安全な場所に確実な方法で保存し、紛失、火災、盗難、改ざん、漏えい等の防止に留意しなければならない。
2 保存文書は、必要なときに速やかに取り出せるように保存しておかなければならない。
3 特に重要な文書は、保存に留意し、非常の場合には他に先んじて持ち出せるよう、見やすい位置に「非常持出」の表示をするものとする。
(保存文書の移管)
第9条 保存部署の長は、組織の変更等により保存文書を移管する必要が生じたときは、総務課長及び関係部署の長と協議の上、保存文書引継書(様式第2号)を作成し、目録に記録しなければならない。
2 史料として必要と認められる文書については、図書館に移管することができる。
3 移管先部署は、移管を受けた保存文書について、前2条に規定する方法によりその整理及び保存を行うものとする。
(保存期間の延長及び短縮)
第10条 廃棄時において、保存部署の長が特に必要と認める保存文書については、目録に延長の事由及び延長期間を記載し、保存期間を延長することができる。
2 永久保存文書のうち、永久にわたり保存する必要がなくなったものについては、保存部署の長は、総務課長と協議の上、これを廃棄することができる。
(廃棄)
第11条 保存部署は、保存年限の満了した文書を廃棄するときは、目録に廃棄年月日、廃棄方法等を記入の上、毎年9月末日までに行う。
(廃棄方法)
第12条 保存文書は、当該文書の性質を考慮して、焼却、溶解、裁断その他の再現不能な方法により廃棄しなければならない。
(保存方法の特例)
第13条 保存文書で特に必要と認めたものについては、総務課長と協議の上、原本に代えてマイクロフィルムその他の変更不能な媒体に保存することができる。ただし、将来訴訟及び登記等の際に証拠書類として提出することがあると認められるものについては、当分の間、原本も併せて保存するものとする。
2 マイクロフィルムその他の変更不能な媒体に保存することができる保存文書は、別表第2に掲げるとおりとする。
(規程の改廃)
第14条 この規程の改廃は、事務運営会議の議を経なければならない。
附則
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年4月1日規程第4号の2)
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日規程第55号)
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
別表第1(第5条関係)
保存年限の一般的基準表
永久保存
1 定款及び学則の変更並びに規則、規程等の変更及び改廃に関する書類
2 大学、学部、大学院等の設置、改組転換及び廃止に関する重要書類
3 官公庁の認可、登記及び訴訟に関する重要書類
4 経営審議会、教育研究審議会、教授会、大学院研究科会議、学部運営会議等の重要会議に関する記録(議事録及び決議録)及び関係資料
5 重要な委員会の議事録及び答申書
6 役員に関する記録
7 重要な行事及び式典に関する重要書類
8 大学の年史及び沿革に関する史料等の重要書類
9 保存及び廃棄に関する文書目録
10 校印に関する重要書類
11 叙勲、褒章及び表彰者の名簿
12 名誉教授原簿
13 履歴簿その他の人事記録
14 役員の退職金及び慶弔金に関する重要書類
15 労働協約及び団体交渉に関する重要書類
16 覚書及び協定に関する重要書類
17 賃金台帳その他の給与に関する重要書類
18 重要な資産の取得及び処分に関する重要書類
19 重要な契約に関する書類
20 予算書、決算書及び金銭出納に関する重要書類
21 基本財産及び貴重品の保全に関する重要書類
22 施設の建設その他工事に関する重要書類
23 奨学金関係重要書類
24 寄附金台帳及び寄附者名簿
25 図書関係原簿のうち重要なもの
26 入学試験要項及び大学要覧
27 学籍簿、学籍原簿、在籍簿、成績原簿及び学修簿
28 入学者名簿及び卒業・修了・学位記授与台帳
29 大学院論文審査関係書類
30 学籍異動関係重要書類
31 学生行事及び課外活動関係重要書類
32 賞罰及び表彰に関する重要書類
33 法人及び大学が発行した刊行物のうち重要なもの
34 調査及び統計に関する重要書類
35 学問的価値又は希少価値がある書類
36 その他法人及び大学の必要不可欠な基本的書類で永久保存の必要があるもの
10年保存
1 基本的な調査及び統計に関する書類
2 官公庁からの通知、通達等の書類
3 国庫補助金、地方公共団体補助金等に関する書類
4 理事長及び学長の往復文書
5 業務上必要な基準となる書類
6 法人及び大学の部局における企画及び調整に関する重要書類
7 人事異動原議書、履歴書その他の人事に関する書類
8 扶養控除申告書その他の給与に関する書類
9 会計基本帳簿及び会計伝票、証拠書類その他の会計に関する重要書類
10 決算処理関係書類
11 寄附金関係書類
12 営繕工事に関する書類
13 図書館関係重要書類
14 入学、編入学等に係る試験問題
15 教育職員免許状一括申請その他資格取得に関する書類
16 各種奨学金に関する覚書
17 大学と学生団体との往復書類
18 諸規程に定められている会議(重要会議を除く。)に関する記録(議事録及び決議録)
19 その他法人及び大学において10年保存の必要があるもの
5年保存
1 学長及び学部長の往復文書
2 各種の調査及び統計に関する書類
3 諸規程に定められていない会議に関する記録(議事録及び決議録)及び関係書類
4 学外団体からの通知及び往復書簡に関する書類
5 校印押印及び校印借用申請書
6 文書件名簿
7 官公庁への報告に関する書類
8 法人及び大学の部局における企画及び調整に関する軽易な書類
9 資料となる定期購読紙誌及び出版物
10 給与、賞与、旅費等に関する書類
11 扶養親族簿その他人事関係の記録及び書類
12 出勤簿及び勤務関係書類
13 教員採用選考関係書類
14 研修会に関する書類
15 予算編成関係書類
16 月次決算報告関係書類
17 固定資産税納付書その他の税金関係書類
18 機械、設備等の保守利用関係書類
19 機器備品購入に関する書類
20 物品授受簿、日誌等
21 業者支払一覧表その他の閉鎖した台帳
22 学生費その他の費目単位の経理に係る記録類
23 雑誌発注受入れその他の図書館に関する書類
24 学生の募集及び広告に関する書類
25 入学試験判定・決定用資料
26 入学試験関係書類
27 入学手続関係書類
28 入学式及び卒業式に関する書類(重要記録は、永久保存)
29 授業時間割表
30 採点表及び成績関係書類
31 進級及び卒業の判定に関する書類
32 奨学金及び各種助成金に関する書類
33 学生への連絡文書、掲示控え及び配布物等の書類
34 学割証発行控えその他の学生の厚生福利に関する書類
35 留学生に関する書類
36 課外活動に関する記録及び書類
37 学生の健康管理に関する書類
38 学生傷害補償に関する書類
39 保証人懇談会に関する書類
40 定型的な業務に関する書類
41 その他法人及び大学において5年保存の必要があるもの
1年保存
1 法人及び大学の部局における一時的書類
2 軽易な照会書、回答書、依頼書、報告書、通知書その他の連絡書類及び臨時に発生した書類
3 勤務に関する軽易な書類
4 人事一般に関する願書及び届け書
5 用品及び消耗品の購入に関する書類
6 軽易な設備及び備品の保守に関する書類
7 入学試験の出題に関する書類
8 入学試験答案
9 各種の受理願書、届け書及び申請書等の書類
10 各種証明書の発行に関する帳票類
11 履修申告に関する書類
12 授業及び定期試験に関する書類
13 定期試験、追試験、再試験等の問題
14 永久保存、10年保存及び5年保存に該当しない軽易な書類
別表第2(第13条関係)
マイクロフィルムその他の変更不能な媒体に保存することができる文書
1 各種基本統計のうち重要なもの
2 履歴簿その他の人事記録
3 賃金台帳その他の関係重要書類
4 学籍簿、学籍原簿、在籍簿、成績原簿及び学修簿
5 入学者名簿及び卒業・修了・学位記授与台帳
6 入学試験要項及び大学要覧
7 法人及び大学が発行した刊行物(学報、学内通知等)のうち重要なもの
8 調査及び統計(入学試験、編入学試験等の結果)に関する重要書類
