(趣旨)

第1条　この規程は、公立大学法人山陽小野田市立山口東京理科大学山口東京理科大学(以下「法人」という。)及び法人が設置する大学(以下「大学」という。)における校印の取扱いに関し必要な事項について定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において「校印」とは、法人又は大学において業務上使用するものとして定めた印章の全てをいう。

(目的)

第3条　校印は、これを押印することにより、当該文書が真正に法人又は大学のものであることを認証することを目的とする。

(用途)

第4条　校印は、原則として学外への文書に用いるものとする。ただし、学内における文書であっても、表彰状、各種証明書等についてはこの限りでない。

(校印の省略)

第4条の2　前条の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、校印の押印を省略することができる。

(校印の種類)

第5条　校印の種類は、公立大学法人山陽小野田市立山口東京理科大学業務規程(平成28年規程第1号)第2条第1項及び第2項の規定に基づき、次のとおりとする。

(取扱担当課)

第6条　校印の新調、改刻、廃止その他校印の取扱いについて担当する部署(以下「取扱担当課」という。)は、総務課とする。

(校印の新調、改刻及び廃止)

第7条　校印の新調、改刻又は廃止の必要が生じたときは、次の各号に規定する手続を経なければならない。

(登録)

第8条　前条第1項第1号に規定する承認を受け新調又は改刻した校印は、全て登録しなければならない。

(校印の形状等)

第9条　校印の形状については、原則として次のとおりとする。ただし、表彰状等、特別の用途に用いる校印にあってはこの限りでない。

(保管責任者等)

第10条　校印の保管責任者は、当該校印を保管する部局又は部署の長をもって充て、当該校印を厳正に保管するとともに、その使用に当たっては当該校印に定められた使用範囲を遵守しなければならない。

(保管場所以外への持出し)

第11条　校印を保管場所以外に持ち出す必要がある場合においては、当該校印の持出しを希望する者は、校印借用申請書(様式第4号)に所要事項を記入の上、当該事案に係る決裁済みの原議書の写しを添付し当該保管責任者に提出し、その承認を得なければならない。

(校印の紛失等)

第12条　保管責任者は、保管する校印において、紛失、盗難その他の事故が発生したときは、速やかに当該校印に係る取扱担当課にその旨を申し出なければならない。

(押印申請等)

第13条　理事長印又は学長印(正印)の押印に当たっては、校印押印申請書(様式第5号)に所要事項を記入の上、当該事案に係る決裁済みの原議書の写し及び押印を要する文書を添付し、当該校印に係る保管責任者に提出し、その承認を得なければならない。

(印影の印刷)

第14条　校印を押印すべき文書のうち、同一文書を同時かつ多数発信する場合においては、当該校印に係る取扱担当課の長の了承を得た上で、当該校印の印影を印刷することで押印に代えることができる。

(保存等)

第15条　この規程に定める校印及び関係帳票類の保存期間は、次のとおりとする。