山陽小野田市立山口東京理科大学個人情報保護規程(平成28年規程第74号、以下「個人情報保護規程」という。)第2条第1項に定める個人情報のうち、公立大学法人山陽小野田市立山口東京理科大学に勤務する職員の健康確保の実施、安全配慮義務の履行に必要な職員の心身の状態の情報(以下「健康情報等」という。)の取扱いについて次のように定めるものとする。

1　健康情報等の利用目的

健康情報等を取り扱う者は、あらかじめ職員本人の同意を得ることなく、次に掲げる利用目的の達成に必要な範囲を超えて、健康情報等を取り扱ってはならない。ただし、独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号。以下「独立行政法人等個人情報保護法」という。)第9条第2項各号に該当する場合を除く。

(1)　労働安全衛生法(昭和47年法律第57号。以下「安衛法」という。)その他の関係法令による業務の履行

(2)　職場環境の保持及び職員の心身の健康を保持すべき義務の履行

(3)　休暇、休職等の関係諸制度の適用の履行

(4)　適切な職場配置の履行

(5)　福利厚生の提供

(6)　その他人事・労務管理上に必要な処理の履行

2　健康情報等

健康情報等に該当するものは別表のとおりとする。

3　健康情報等の取扱い

健康情報の取扱いとは、健康情報等に係る収集から保管、使用、消去までの一連の措置を指し次のとおりとする。

(1)　収集　健康情報等を入手すること。

(2)　保管　入手した健康情報等を保管すること。

(3)　使用　健康情報等を取り扱う権限を有する者が、健康情報等を(閲覧を含めて)利用すること、また提供すること。

(4)　加工　収集した健康情報等の他者への提供に当たり、当該健康情報等の取扱いの目的の達成に必要な範囲内で使用されるように変換すること(健康診断の結果等をそのまま提供するのではなく、所見の有無や検査結果を踏まえ、医師の意見として置き換えること等。)。

(5)　消去　収集、保管、使用、加工した情報を削除する等して使えないようにすること。

4　健康情報等を取り扱う者及びその権限並びに取り扱う健康情報等

(1)　健康情報等を取り扱う者及びその権限並びに取り扱う健康情報等は別表のとおりとする。

(2)　健康情報等を取り扱う者がその権限を越えて健康情報等を取り扱う場合は、人事課長の承認を得るとともに、職員本人の同意を得る。

(3)　健康情報等を取り扱う者は、職務を通じて知り得た職員の健康情報等を他人に漏らしてはならない。

5　健康情報等を取り扱う目的等の通知方法及び本人同意の取得方法

(1)　健康情報等を取り扱う場合には、あらかじめその利用目的・利用方法を職員に通知又は公表する。公表していない場合であって情報を取得した場合には、速やかにその利用目的等を本人に通知する。ただし、法令において利用目的の明示を要しないとされている場合は、この限りではない。

(2)　健康情報等の分類に応じた職員本人の同意取得について次のとおりとする。

ア　法令に基づき収集する情報については、職員本人の同意を得ずに収集することができる。

イ　法令で定められていない項目について収集する情報については、適切な方法により職員本人の同意を得ることで収集することができるものとし、本健康情報等に関する取扱いが、職員に認識される合理的かつ適切な方法により周知され、職員が本取扱いに定められている健康情報等を本人の意思に基づき提出したことをもって、当該健康情報等の取扱いに関する職員本人からの同意の意思が示されたものと解する。

6　健康情報等の適正管理の方法

個人情報の管理については、個人情報保護規程第7条から第9条の規定により行うものとする。

7　健康情報等の開示、訂正、追加

健康情報等の開示、訂正、追加又は削除及び利用停止等については、個人情報保護規程に基づき行うものとする。

8　健康情報等の第三者提供

(1)　法令に基づく場合を除き、あらかじめ職員本人の同意を得ることなく、健康情報等を第三者へ提供してはならない。

(2)　第三者から健康情報の提供を受ける場合には、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第26条の規定を準用して必要な事項について確認するとともに、記録を作成・保存する。

9　健康情報等の引継ぎに関すること

(1)　組織再編等に伴い他機関と健康情報等の引継ぎを行う場合は、安全管理措置を講じた上で、適正な管理の下、情報を引き継ぐものとする。

(2)　労働安全衛生法によらず取り扱う情報のうち、承継前の利用目的を超えて取り扱う場合には、あらかじめ職員本人の同意を得るものとする。

10　健康情報等の取扱いに関する苦情等の処理に関すること

健康情報等の取扱いに関する苦情又は不服の処理については、個人情報保護規程第14条の規定に基づき山陽小野田市立山口東京理科大学個人情報不服申立審査会が対応するものとする。

11　その他

(1)　職員本人から申し出があった場合は、人事課長の承認を得たのち健康診断個人票のコピーを提供することとする。

(2)　健康診断やストレスチェックの実施、その他の個別の取組における健康情報等の取扱いについては、この取扱いに定めるもののほか、別に定めるところによるものとする。

附則

附則(令和4年4月1日要項第2号)

※◎：人事に関して直接の権限を持つ監督的地位にある者が直接取り扱う。

※○：情報の収集、保管、使用、加工、消去を行う。

※△：情報の収集、保管、使用を行う。なお、使用に当たっては、職員に対する健康確保措置を実施するために必要な情報が的確に伝達されるよう、医療職が集約・整理・解釈するなど適切に加工した情報を取り扱う。

※□：本人の同意が得られた場合は取り扱うことができる。

※衛生管理者は、保健管理センター専任職員に限る。

※事務担当者は、産業保健業務の事務に携わる者に限る。