2　この規程において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、政令第1条に定めるものをいう。

3　この規程において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令第2条に定める記述等が含まれる個人情報をいう。

4　この規程において「行政機関」とは、法第2条第8項に掲げる機関をいう。

5　この規程において「独立行政法人等」とは、独立行政法人通則法(平成11年法律第103号)第2条第1項に規定する独立行政法人及び法別表第1に掲げる法人をいう。

6　この規程において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。)をいう。

7　この規程において「個人情報取扱事業者」とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし、次に掲げる者を除く。

8　この規程において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

9　この規程において「保有個人情報」とは、法人の役員又は職員(派遣労働者を含む。以下「職員等」という。)が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、法人の職員等が組織的に利用するものとして、法人が保有しているものをいう。ただし、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独立行政法人等情報公開法」という。)第2条第2項に規定する法人文書に記録されているものに限る。

10　この規程において「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

11　この規程において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

12　この規程において「仮名加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいう。

13　この規程において「仮名加工情報取扱事業者」とは、仮名加工情報を含む情報の集合物であって、特定の仮名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものその他特定の仮名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの(法第41条第1項において「仮名加工情報データベース等」という。)を事業の用に供している者をいう。ただし、第7項各号に掲げる者を除く。

14　この規程において「匿名加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。

15　この規程において「個人関連情報」とは、生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。

16　この規程において「学術研究機関等」とは、大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者をいう。

2　総括保護管理者は、個人データの管理に関する業務を総括する。

2　保護管理者は、部局等における所掌の個人データを適切に管理する。

3　個人データを情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携し、適切な管理のための措置を講ずる。

2　保護担当者は、保護管理者を補佐し、部局等における個人データの管理に関する業務を担当する。

2　監査責任者は、個人データの管理の状況について監査する。

3　監査責任者が個人データを取り扱う場合は、総括保護管理者が監査する。

2　委員会に関し必要な事項は、総括保護管理者が定める。

2　総括保護管理者は、個人データを取り扱う情報システムの管理に関する業務に従事する職員等に対し、個人データの適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。

3　総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、部局等の現場における個人データの適切な管理のための教育研修を実施するものとする。

4　保護管理者は、部局等における個人データの適切な管理のため、個人データの取扱いに従事する職員等に対して、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。

2　職員等にあった者は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

3　前2項の規定は、山陽小野田市立山口東京理科大学(以下「本学」という。)の学生(科目等履修生及び研究生を含む。)が、教育上等の理由から法人の個人データを取り扱う場合について準用する。

2　法人は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

2　前項の規定にかかわらず、法人は、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供することができる。ただし、保有個人情報を利用目的以外の目的のために自ら利用し、又は提供することによって、本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。

3　前項の規定は、保有個人情報の利用又は提供を制限する他の法令の規定の適用を妨げるものではない。

4　法人は、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、保有個人情報の利用目的以外の目的のための法人の内部における利用を特定の部局若しくは機関又は職員に限るものとする。

2　法人は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。

2　法人は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

3　法人は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。

4　前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

5　利用目的の通知又は公表は、文書、電話、電子メール等による本人への直接通知又はWebページ上への掲載、ポスター等の掲示によるもののほか、内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法により行うものとする。

2　アクセス権限を有しない者は、個人データにアクセスしてはならない。

3　アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人データにアクセスしてはならない。

2　前項の開示請求書の提出に際しては、法第77条第2項に定める書類を提示し、又は提出しなければならない。

3　第1項に定める開示窓口は、総務部総務部門に置く。

2　法第86条第3項の開示決定をするときは、総括保護管理者は、開示決定の日と開示を実施する日との間に2週間以上の期間を設けるとともに、開示決定後直ちに、所定の様式により、当該第三者に通知しなければならない。

2　保有個人情報の開示を受ける者で保有個人情報の写しの送付を希望するときは、前条の規定による申出を行う際に、併せて郵送料を納付しなければならない。

3　手数料は、現金又は法人の指定する口座への振込により納付するものとする。

2　前項の訂正請求書の提出に際しては、訂正請求者は、法第91条第2項に定める書類を提示し、又は提出しなければならない。

2　前項の利用停止請求書の提出に際しては、法第99条第2項に定める書類を提示し、又は提出しなければならない。

2　総括保護管理者は、審査請求を却下したとき又は審査請求に対する裁決をしたときは、所定の様式により、審査請求人等に通知するものとする。

2　法人は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

2　保護管理者は、個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る個人データの秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認するものとする。

3　保護管理者は、委託先において、個人データの取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る個人データの秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施させるものとする。また、個人データの取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

4　法人は、個人データの取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。

5　保護管理者は、個人データを業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、委託する業務の内容、個人データの秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずるものとする。

2　前項の報告を受けた保護管理者は、直ちに被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じる。また、総括保護管理者に対し事案の状況を速報し、その後速やかに事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、報告する。

3　総括保護管理者は、前項の報告を受けた場合は、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を理事長に速やかに報告する。

4　総括保護管理者は、第2項により受けた速報が、個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則に定めるものに該当する場合は、同規則に定めるところにより、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、個人情報保護委員会及び関係省庁に報告しなければならない。

5　保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じるとともに、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、総括保護管理者と相談のうえ、当該事態が生じた旨の本人への通知、事実関係及び再発防止策の公表等の措置を講じなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

2　法人は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。ただし、第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は第14条第1項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者からこの項本文の規定により提供されたもの(その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。)である場合は、この限りでない。

3　法人は、前項第1号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく、同項第3号から第5号まで、第7号又は第8号に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出なければならない。

4　次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前3項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。

5　法人は、前項第2号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

6　個人データを提供する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、個人データの秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずるものとする。

2　法人は、前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。

3　法人は、個人データを外国にある第三者(第1項に規定する体制を整備している者に限る。)に提供した場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。

2　法人は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。

2　法人は、前項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。

3　法人は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。

2　第55条第3項の規定は、前項の規定により法人が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において、同条第3項中「講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは、「講じ」と読み替えるものとする。

3　前条第2項及び第3項の規定は、第1項の規定により法人が確認する場合について準用する。この場合において、同条第2項中「の提供を受けた」とあるのは、「を提供した」と読み替えるものとする。

2　前項の窓口に責任者及び担当者を置き、責任者は総務部長をもって充て、担当者は総務部総務課の職員をもって充てる。

3　法人は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

2　法人は、仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第3項において読み替えて準用する第7項において同じ。)を取得したときは、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。

3　法人は、第11条の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、第10条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報(個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。)を取り扱ってはならない。

4　仮名加工情報についての第15条の規定の適用については、同条第1項及び第3項中「、本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」とする。

5　法人は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては、第16条の規定は、適用しない。

6　法人は、第54条第1項及び第2項並びに第55条第1項の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において、第54条第4項中「前各項」とあるのは「第60条第6項」と、同項第2号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と、第56条第1項ただし書中「第54条第1項各号又は第5項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第54条第1項各号のいずれか)」とあり、及び第57条第1項ただし書中「第54条第1項各号又は第5項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第54条第4項各号のいずれか」とする。

7　法人は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。

8　法人は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法(電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって個人情報保護委員会規則で定めるものをいう。)を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。

9　仮名加工情報及び仮名加工情報である個人データについては、第10条第2項及び第53条第4項の規定は、適用しない。

2　第54条第4項及び第5項の規定は、仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において、同条第4項中「前各項」とあるのは「第61条第1項」と、同項第2号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。

3　第16条から第51条まで、第59条並びに前条第7項及び第8項の規定は、法人における仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において、第17条中「漏えい、滅失又は毀損」とあるのは「漏えい」と、前条第7項中「ために、」とあるのは「ために、削除情報等を取得し、又は」と読み替えるものとする。

2　前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。

3　第1項の規定にかかわらず、法人は、記録項目の一部若しくは同項第5号若しくは第7号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る業務又は事業の性質上、当該業務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。

2　監査の実施に関し必要な事項は、別に定める。

(施行期日)

1　この規程は、令和5年4月1日から施行する。

(山陽小野田市立山口東京理科大学個人情報保護規程の廃止)

2　山陽小野田市立山口東京理科大学個人情報保護規程(平成28年4月1日規程第74号)は、廃止する。