(目的)

第1条　この規程は、公立大学法人山陽小野田市立山口東京理科大学及び公立大学法人山陽小野田市立山口東京理科大学の設置する大学(以下「法人」という。)における文書の取扱いについて定め、もって業務の円滑かつ確実な処理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは、原議書、契約書、通知、通達、調査、照会、報告、回答、帳票、往復の一般書類、各種の記録その他の法人の業務執行上必要とする一切の書類及び電磁的記録をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書の取扱いは、処理の迅速と正確を期するとともに、保存、廃棄等について、責任の所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の収受)

第4条　法人に配達された文書の受付及びその配布は、総務課において行う。

(文書の記号及び番号)

第5条　法人に配達された文書及び各部署から発信する文書には、受付年月日又は発信年月日のほかに別表第1に掲げる文書記号及び文書番号を付し、別に定める文書件名簿に記載するものとする。ただし、軽易と思われる文書については、これを省略することができる。

(文書取扱担当者)

第6条　各部署に文書取扱担当者を置く。

(文書の受付及び配布の方法)

第7条　文書の受付及び配布の方法は、次のとおりとする。

(時間外に到着した文書の処理)

第8条　事務取扱時間外又は休日に到着した文書は、当直者又は宿直者においてこれを収受し、次の区分により処理するものとする。

(関連部署のある場合の措置)

第9条　複数の部署に関係のある文書は、原則として関係が最も深いと思われる部署に原文を配布する。

(各部署の受付文書の処理)

第10条　文書の配布を受けた各部署(以下「主管部署」という。)の文書取扱担当者は、配布を受けた文書のうち主要なものについては、各部署備付けの文書件名簿に記入の上、所属長の指示を受けて処理を行う。

(各部署等が直接収受した文書の措置)

第11条　法人以外から各部署又は個人が、文書受付を受けることなく直接に収受した文書で、当該文書が重要と思われるものについては、遅滞なく担当課へ回付し、第7条に規定する一般文書に準ずる取扱いを受けなければならない。

(誤配文書の措置)

第12条　配布を受けた文書で誤配と認められたものは、速やかに担当課又は正しい配布先に回付しなければならない。

(起案及び供閲)

第13条　主管部署は、文書の配布を受けたときは、起案又は供閲の方法により、速やかに、また、期限の定めのあるものは期限までに、当該文書を処理しなければならない。

(文書の作成)

第14条　前条第2項の規定に係る文書は、第5条の規定に準じ、別表第1に掲げる文書記号、文書番号及び別表第2を参照の上、内容区分を記入し、同条に規定する文書件名簿に必要事項を記入するものとする。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

(文書処理の監督)

第15条　主管部署の長は、部下又は関係部署の文書の処理が遅滞し、又は停滞しているときは、その処理を促す等、文書の円滑な運用と迅速な処理に努めなければならない。

(文書処理の簡素化)

第16条　部署相互の照会、回答その他関連部署との協議については、重要なものを除き、文書による処理を省略することができる。

(発送)

第17条　決裁済みの文書で、かつ、発送を必要とする文書は、控えを取った上で、割印等の適切な措置を施し、発送を行うものとする。

(職員への通知文書)

第18条　職員への通知及び通達に関しては、主管部署は、関連部署と合議するものとし、所属長の承認の下に学内広報誌等に掲載する方法をとるほか、必要に応じ文書にして配布するものとする。

(文書の整理保管)

第19条　文書は、全て各主管部署において整理し、及び保管するものとする。

(重要文書の保管)

第20条　永久保存文書その他法令上特に保存を必要とする文書及び第24条に規定する秘密を要する文書は、その旨を明確にした上で、安全な場所に保管しておかなければならない。

(処理未了文書の取扱い)

第21条　処理未了の文書は、常に一定の容器に収めて散逸を防ぎ、処理の正確かつ敏速を期するとともに、その経過を明らかにしておかなければならない。

(完結文書の保管)

第22条　処理の済んだ完結文書は、未了文書と区別して主管部署ごとに分類整理を行った上、一定の場所に保管し、索引を付して容易に索出し得るようにしておかなければならない。

(文書の保存及び廃棄)

第23条　文書の保存及び廃棄の細目については、公立大学法人山陽小野田市立山口東京理科大学文書の保存及び廃棄に関する規程(平成28年規程第37号)に定めるところによる。

(秘密文書の定義)

第24条　この規程において「秘密文書」とは、第2条に規定する文書のうち、秘密保全の必要性のある文書をいう。

(秘密文書の区分)

第25条　秘密文書は、当該文書における秘密保全の必要性に応じ、次の各号に掲げるところにより区分する。

(秘密文書の指定)

第26条　秘密文書の指定は、当該文書の主管部署の長がこれを行うものとし、当該文書の内容、波及範囲、影響度等を十分考慮した上で適切に判断し、これを必要最小限にとどめるものとする。

(秘密文書の指定の解除)

第27条　前条の規定に基づき秘密文書に指定した文書が公表又は所要の秘密期間の経過により秘密保全の必要性が消滅したときは、当該文書の主管部署の長は、当該秘密文書の指定を解除する。

(秘密文書の表示)

第28条　第26条の規定に基づき秘密文書に指定した文書及び当該文書を保存する表紙及び背表紙については、第25条第1項各号に規定する区分を表示するものとする。

(秘密文書の管理)

第29条　第26条の規定に基づき秘密文書に指定した文書については、当該文書の主管部署において、公立大学法人山陽小野田市立山口東京理科大学文書の保存及び廃棄に関する規程に規定する様式第1号(第7条関係)により適切に管理するものとする。